Por: María José Arias San Andrés
Las compañías deben cumplir con una serie de obligaciones en el Ecuador. Concretamente, en el mes de enero de 2023, los accionistas y representantes legales no deben perder de vista cuestiones como la presentación de información y documentación de sociedades extranjeras, a la autoridad tributaria nacional, a efectos de estar al día en las obligaciones establecidas en la normativa vigente.
Ofrecemos un completo resúmen en el que se informan los plazos, requisitos, forma de presentación y consecuencias por incumplimiento.
Aquellas compañías nacionales que tuvieren como socios o accionistas a sociedades extranjeras, deberán presentar hasta el próximo 31 de enero información y documentación que éstas últimas están obligadas a entregar -durante el mes de diciembre de cada año- que corresponde a:
- Lista completa de todos los miembros, socios o accionistas con indicación de sus nombres, apellidos, estados civiles, nacionalidades y domicilios.
Es importante que dicha lista esté suscrita y certificada ante Notario Público por el funcionario de la sociedad extranjera que estuviere autorizado, o por un apoderado legalmente constituido, conforme se establece en la Ley de Compañías.
No debe olvidar de que si dicha lista constaren otras sociedades extranjeras, se deberá proporcionar, igualmente, la nómina de sus integrantes, y así sucesivamente hasta determinar o identificar a la correspondiente persona natural; y, que, deberá anexar adicionalmente fotocopia notariada y apostillada o autenticada por un cónsul ecuatoriano del poder otorgado por la sociedad extranjera en favor de un ecuatoriano o un extranjero residente en el Ecuador en los términos del Art. 6 de la Ley de Compañías.
- Fotocopia notariada y apostillada o autenticada por cónsul ecuatoriano, de la certificación extendida por la autoridad competente del país de origen en la que se acredite que cuenta con existencia legal en dicho país.
Si la información reportada el año anterior no ha variado, está previsto en la Ley de Compañías que la obligación se tendrá por cumplida mediante la declaración bajo juramento que en dicho sentido realice el representante legal.
¿Qué pasa si las sociedades extranjeras cotizan en bolsa y no pueden determinar el beneficiario final? La ley de Compañías establece para este caso que en lugar de la lista completa de todos los socios, accionistas o miembros se deberá presentar una certificación que acredite tal hecho, emitida por la autoridad competente del país de origen. Similar requerimiento será observado cuando un fondo de inversión, nacional o extranjero, hubiere invertido en acciones, participaciones o partes sociales de la sociedad extranjera socia o accionista, o en participaciones o acciones de la compañía ecuatoriana directamente.
Respecto a la forma de presentar esta información y documentación, recordemos que, la Ley de Modernización a la Ley de Compañías, estableció que esta información debe entregarse al Servicio de Rentas Internas (SRI). Sin embargo, mediante resolución Nro. NAC-DGERCGC21-00000058, publicada el 29 de diciembre de 2021 en el Registro Oficial Suplemento Nro. 607, el SRI estableció el régimen aplicable para la presentación de la información y documentación prevista en los artículos 131 y 263 de la Ley de Compañias, que corresponde a lo que he venido informando, debiendo ejecutarse a través del portal web de la Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros (SCVS), por lo cual se deberá seguir presentando conforme se lo ha hecho en años anteriores.
Ahora bien, ¿Cuáles son las consecuencias para las sociedades extranjeras que no entregaren la información y documentación referida? Las sociedades extranjeras no podrán concurrir, ni intervenir ni votar en la junta general del año siguiente que conozca los estados financieros e informes de ejercicio, y si incumplieren esta obligación de entregar información por dos o más años consecutivos podrán ser excluidas de la compañía de conformidad con lo establecido en la Ley de Compañías, previo el acuerdo de la junta general.
Por otro lado, la Ley otorga una posibilidad a las compañías nacionales para que no permanezcan con el certificado de cumplimiento de obligaciones incumplido ante la SCVS, estableciendo que si no hubieren recibido dichos documentos por las sociedades extranjeras, la obligación impuesta podrá ser cumplida dentro de los cinco primeros días del siguiente mes de febrero, a través del referido portal web de la SCVS, con indicación de las sociedades remisas.
El cumplimiento de esta obligación no exime a los contribuyentes de presentar al SRI el Anexo de Accionistas, Partícipes, Socios, Miembros de Directorio y Administradores (APS), obligación que se mantendrá hasta la fecha en que se encuentre implementado el Registro de Beneficiarios Finales, conforme a la resolución del SRI Nro. NAC-DGERCGC22-00000046 publicada el 30 de septiembre de 2022 en el Registro Oficial Suplemento 160.