Por Patricia Castillo Cadenas, Asociada Internacional de Apolo Abogados.
En el Ecuador, las exportaciones, y por ende el Comercio Internacional, es una de las actividades económicas más importantes para la economía del país, en alza año tras año. Según boletín del Ministerio de Producción Comercio Exterior Inversiones y Pesca emitido en octubre de 2022 los productos tradicionales que más se exportan en el país son; el camarón, el banano, el cacao, el atún, el pescado y el café.
En los últimos años, esta actividad tan importante para la economía del país se ha visto amenazada debido a que las organizaciones irregulares están involucrando de forma indirecta a los comerciantes ecuatorianos en actividades ilícitas, principalmente mediante la contaminación de las mercancías a exportar durante las operaciones de la cadena de suministro, habiéndose convertido en una de las mayores preocupaciones de los comerciantes y empresarios ecuatorianos. Por ello, la necesidad de acudir al Derecho y tomar medidas de seguridad oportunas, eficientes y precisas que impidan la materialización de estos riesgos penales, los cuales afectan a las compañías ecuatorianas, con el fin de proteger tanto a la persona jurídica como a sus directivos y trabajadores.
Este tipo de amenazas internas en los negocios pueden originarse por la inexistencia o la debilidad de controles en la Compañía, la insuficiencia de políticas y procedimientos internos, o por la ausencia de valores institucionales y corporativos fuertes, pudiendo derivar en una falta de prevención dando lugar al involucramiento penal tanto de las compañías, al poner en peligro la continuidad de sus actividades por la imposición de sanciones, multas, indemnizaciones, embargos; como de sus Accionistas, Administradores o empleados, mediante medidas judiciales como la detención, la extradición o la pérdida de bienes personales.
En relación con lo antedicho debe mencionarse que, con la Reformatoria del Código Orgánico Integral Penal del año 2021, las personas jurídicas son responsables penalmente por el delito de tráfico ilícito de sustancias catalogadas sujetas a fiscalización pudiendo afectar la materialización del riesgo de la contaminación de las cargas, directa o indirectamente, a sus Representantes Legales, Directivos, Administradores y Accionistas. Por ello, la importancia de que las compañías establezcan sistemas de cumplimiento penal y Buen Gobierno Corporativo en los cuales se establezcan sistemas de seguridad con el fin de precaver la materialización de estos riesgos, debiendo redactarse normas internas de obligado cumplimiento e identificando los riesgos relacionados con estos sucesos, con el fin de mejorar la seguridad de sus exportaciones, reforzar la imagen de la Compañía y proteger a sus Directivos, Representantes legales, Administradores y empleados.
Una de las mejores medidas a tomar por las compañías es incluir, dentro de los sistemas de cumplimiento penal, procesos de inspección internos sobre el flujo de las mercaderías los cuales deberán ejecutarse en toda la cadena de suministro y ser de obligado cumplimiento para todo el personal; desde el momento inicial, con el almacenamiento y posterior carga de la mercancía para su traslado, hasta que la misma llega a puerto, con el fin de conseguir que todos los empleados que trabajan en la Compañía, independientemente de su cargo, cumplan con las medidas y los controles de seguridad establecidos mediante las Políticas internas Corporativas. De esta forma será más fácil determinar el responsable directo del incumplimiento, consiguiendo así que la Compañía y sus directivos puedan eximirse de responsabilidad penal por estos sucesos indeseables, pudiendo detectar a tiempo las amenazas con posible materialización y a los responsables de las mismas, evitando sanciones a las compañías, las cuales puedan llegar a afectar hasta a sus empleados, independientemente de su cargo.
La seguridad de las exportaciones es algo esencial para las compañías exportadoras a nivel mundial por ello la necesidad de poner en práctica sistemas de cumplimento que impidan que el comercio internacional del país sirva como mecanismo para las organizaciones irregulares y el tráfico ilegal de sustancias catalogadas sujetas a fiscalización, debiendo protegerse la información, los bienes y las actividades críticas de la cadena de suministro de las compañías para evitar que las mismas sean usadas con fines perjudiciales para las personas jurídicas y sus directivos.
Aquellas compañías que implementen Sistemas de Buen Gobierno Corporativo o Sistemas de Cumplimiento Penal podrán identificar, analizar, evaluar y monitorizar los posibles riesgos que puedan afectar a sus actividades permitiéndoles establecer los controles necesarios para ello. Este sistema deberá ser aprobado por la Alta Dirección de las compañías, debiendo crearse un proceso documentado en el cual se establezca la obligatoriedad de cumplir con las normas vigentes de aplicación y las normas internas de la compañía.
En el caso que nos ocupa, y como ejemplo de normativa interna a redactar y poner en práctica en las compañías exportadoras para poder blindar sus actividades y a sus directivos, administradores y empleados contra la contaminación de las cargas que se envían al comercio internacional, deberán redactarse las siguientes políticas, entre otras:
- Política de control de acceso. En la misma deberá recogerse el procedimiento de ingreso y salida de todas las personas, correspondencia o paquetería, que ingresen en las instalaciones de la compañía.
- Política de inspección en las cargas. Por la cual se establecerá un proceso de inspección en el cual se registre cada movimiento relacionado con las cargas a exportar desde el almacenamiento de las mismas pasando por la carga para su trasporte, su desplazamiento y su llegada a puerto.
- Política de seguridad informática y de la información. Mediante la misma se establecerán las medidas de concesión de acceso a áreas restringidas, el retiro de dichos permisos en caso de transferencia de funciones o cese de la relación laboral, los permisos de acceso a los datos e información corporativos, la utilización de programas informáticos, la protección con contraseñas y las medidas a tomar para tratar los incidentes relacionados con la seguridad informática y de información.
- Procedimiento de Selección de personal. En el cual se establezcan los requisitos mínimos para la contratación de personal en la empresa debiendo solicitarse; antecedentes penales, experiencias laborales previas y recomendaciones laborales personales, entre otras medidas.
- Política de Proveedores. Donde se establezcan los requisitos a seguir en la adquisición de bienes y servicios, y la gestión de proveedores, los criterios de identificación, la valoración y análisis de riesgos, cuando intervengan terceros en las relaciones de negocio de la Compañía, evitando que se obtengan beneficios de forma ilícita, a través de la contratación de terceros.