POLÍTICA GENERAL DE PROTECCIÓN Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES PARA CLIENTES, PROVEEDORES Y TERCEROS DEL ESTUDIO JURÍDICO APOLO ABOGADOS – APOLEXSA S.A.
APOLO ABOGADOS es una firma legal fundada en 1948 que ofrece servicios jurídicos integrales en diversas ciudades del Ecuador, tales como Guayaquil, Quito, Manta, Machala y Galápagos, e internacionalmente en Madrid, España.
Nuestra firma, en todas sus localidades, respeta y protege la privacidad y los datos personales de todas las personas naturales con quienes interactuemos en nuestras actividades comerciales, así como los datos y la información que nos es confiada por las compañía o grupos empresariales que son nuestros clientes. Para ello, como estudio jurídico, nos hemos comprometido estrictamente con el cumplimiento de los principios y disposiciones establecidas en la Constitución Política de la República, en la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales y su Reglamento General, así como en el Código Orgánico de la Económica Social de los Conocimientos, y demás regulaciones que fueren promulgadas en el futuro por la Superintendencia de Protección de Datos Personales y las contenidas en los tratados internacionales suscritos por el Ecuador y que rigen la privacidad y la protección de datos.
RESPONSABLE DE TRATAMIENTO:
APOLO LEX APOLEXSA S.A. actúa como responsable de tratamiento de los datos personales de sus clientes, potenciales clientes, proveedores, potenciales proveedores, socios de negocios y trabajadores o candidatos a puestos de trabajo. A todos ellos se les denominará simplemente como TITULARES para efectos de la aplicación de presente política.
Los TITULARES podrán dirigir, en cualquier momento, todos sus requerimientos o solicitudes de información y atención a APOLO LEX APOLEXSA S.A. para lo cual se publica la siguiente información de contacto:
DECLARACIONES GENERALES:
Los datos personales tratados por nuestra firma son proporcionados directamente por sus TITULARES o se obtienen y tratan al amparo de las causales de legitimidad establecidas en la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales. Además, nos permitimos indicar que algunos datos personales que tratamos provienen de fuentes de acceso público.
APOLO ABOGADOS realiza el tratamiento de los datos personales de los TITULARES de manera lícita, justa, transparente, adecuada, pertinente, proporcional y limitada, así como conforme a los fines y propósitos legítimos que se encuentran detallados más adelante en esta Política.
La presente Política General de Protección de Datos Personales deberá ser aplicada en todas nuestras oficinas sin excepción, así como por todos nuestros colaboradores, socios, asociados y proveedores. Sin embargo, cada oficina podrá, en razón de la jurisdicción en la que trabaje y de considerarlo necesario para adecuarse la normativa local emitir Políticas de Tratamiento de Datos Personales particulares, así como avisos de privacidad y protección de datos para garantizar una protección adecuada de los datos personales que les hubieren sido confiados.
OBJETIVO DE LA POLITICA GENERAL:
Establecer reglas y procedimientos que permitan el cumplimiento a las disposiciones y principios constantes en la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales del Ecuador A través de este instrumento regulamos las prácticas de tratamiento que realizamos como estudio jurídico, así como informamos como protegemos, conservamos y tratamos los datos personales en nuestra firma.
PRINCIPIOS QUE RIGEN EL TRATAMIENTO:
Todo tratamiento de datos se regirá por los principios de juridicidad, lealtad, transparencia, pertinencia, minimización de datos, confidencialidad, calidad, exactitud, finalidad, seguridad, responsabilidad proactiva. Todos ellos serán entendidos en los términos y condiciones establecidas en la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales.
FINALIDADES Y CATEGORIAS DE DATOS:
Nuestra firma recopila y trata únicamente los datos personales y la información estrictamente necesaria para ofrecer y proporcionar los servicios legales que nos hayan sido solicitados o contratado.
Además, llevaremos a cabo el tratamiento de los datos personales para realizar los procesos de comercialización, facturación y cobranza de los servicios que hubieren sido provistos, así como para enviar, en caso de ser necesario o requerido, avisos de seguridad, publicidad, promociones, material comercial, boletines informativos y contenido personalizado a nuestros clientes y proveedores. Todo esto con el propósito de atender los requerimientos comerciales, precontractuales y contractuales, así como para cumplir con las obligaciones legales, contractuales y ejercer los derechos que nos asisten.
Los datos personales que habitualmente tratamos son aquellos que nos permiten identificar y contactar a sus TITULARES, así como también tratamos datos de naturaleza comercial y crediticia que nos hayan proporcionado directamente y de manera voluntaria sus TITULARES por razones comerciales. El tratamiento de datos se realiza con el fin de garantizar la prestación eficiente de nuestros servicios.
Además de las finalidades descritas anteriormente, APOLO ABOGADOS trata los siguientes datos personales para:
Conforme se establece en la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales, APOLO ABOGADOS no requiere autorización o consentimiento de los TITULARES para tratar los datos personales que provengan de fuentes de acceso público o cuando su tratamiento es requerido para los siguientes fines y propósitos:
En caso de que sea necesario obtener y tratar datos personales que provengan de fuentes de acceso público o de fuentes indirectas para brindar nuestros servicios de asesoría y patrocinio legal, el profesional a cargo de dicha prestación o su asistente deberá notificar a sus TITULARES esta situación en un plazo no mayor a treinta (30) días contados a partir del día hábil siguiente al de su recopilación. La notificación se realizará por correo electrónico a la dirección registrada en nuestros archivos. A través de la notificación electrónica, proporcionaremos la información detallada en el artículo 12 de la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales.
BASES LEGALES LEGITIMADORAS DEL TRATAMIENTO:
El tratamiento de datos personales de los TITULARES estará amparado en las siguientes bases legitimadoras, según el caso:
CONSERVACIÓN Y SEGURIDAD DE LOS DATOS:
El plazo de conservación de los datos personales podrá variar según el tipo de dato, la finalidad del tratamiento, la fuente de legitimidad, o el tiempo que tome la atención de las posibles responsabilidades que pudieran surgir del cumplimiento de las finalidades tratamiento para las cuales los datos y la información fueron recabados. Sin embargo, la conservación no será mayor al tiempo mínimo necesario que se requiera para cumplir las finalidades y obligaciones legales y contractuales por las cuales los datos fueron recabados. Cada dos años el Directorio de APOLO ABOGADOS revisará los criterios de conservación y los plazos de conservación a aplicarse.
Una vez cumplidos los fines del tratamiento y de no existir obligación legal de conservación, los datos personales serán anonimizados, destruidos, bloqueados o devueltos a sus TITULARES. Para el caso de la devolución se requerirá solicitud previa y escrita del interesado.
Todos los datos personales serán conservados debidamente almacenados en ficheros, archivos, registros o bases de datos correctamente identificados. Sobre estos soportes se aplicarán regularmente diversas medidas de seguridad y salvaguardas para proteger la disponibilidad, confidencialidad y autenticidad de la información y de los datos personales almacenados conforme las recomendaciones emitidas por los organismos y entidades especializadas, tanto para los archivos y documentos físicos como para los soportes digitales.
ATENCIÓN DE REQUERIMIENTOS Y SOLICITUDES:
En el caso de que los TITULARES hagan un requerimiento, petición, queja o reclamación respecto a sus datos personales, estos serán atendidos dentro del plazo máximo de 15 días contados desde su presentación. Para atenderlos adecuadamente y dar respuesta a los mismos, se utilizará los datos identificativos y de contacto que el TITULAR nos haya proporcionado, como son: nombres y apellidos, correos electrónicos o números telefónicos fijos o móviles.
En el caso de que el TITULAR considere que los requerimientos, peticiones, quejas o reclamaciones que haya realizado no hayan sido resueltos satisfactoriamente conforme los criterios, plazos y procedimientos establecidos en la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales y su Reglamento General, podrá enviar su queja o reclamación a la Superintendencia de Protección de Datos Personales.
CESIÓN Y TRANSFERENCIA DE DATOS:
Los datos personales no se cederán, compartirán ni transferirán a terceros ajenos a el estudio jurídico APOLO ABOGADOS, sean estos nacionales o extranjeros, salvo en los casos en que existiere un derecho u obligación legal que cumplir, una orden de autoridad competente, un interés legítimo para realizarlo o la autorización expresa del cliente.
Los datos personales recabados podrían ser cedidos, transferidos o comunicados, a terceros, ajenos a nuestra organización previa autorización del TITULAR o la existencia de una causal de legitimidad para cumplir una o varias de las finalidades del tratamiento. En dicho caso se notificará oportunamente al TITULAR de dicho particular.
DERECHOS DE LOS TITULARES:
Todos los TITULARES tienen el derecho a obtener gratuitamente información y datos personales sobre sí mismos. Asimismo, tienen derecho de ejercer libremente los derechos de acceso, eliminación, rectificación, actualización, oposición, anulación, limitación del tratamiento y a no ser objeto de una decisión basada únicamente en valoraciones automatizadas de datos. Para ejercer los derechos los TITULARES podrán enviar una solicitud en tal sentido debidamente fundamentada y por escrito a la siguiente dirección: Av. Junín 105 y Malecón, Edificio “Apolo Rivertower” o al correo electrónico “
apolo@apolo.ec”. El peticionario deberá adjuntar una copia simple de la parte frontal de su cédula de identidad o ciudadanía, o una copia de la hoja de identificación de su pasaporte, así como los demás documentos que le sean requeridos según sea el caso. La fundamentación de la solicitud, así como los documentos a presentarse, deberán observar los criterios y requisitos establecidos en la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales.
VERACIDAD Y AUTENTICIDAD DE LOS DATOS PERSONALES:
Los TITULARES son responsables de la veracidad y autenticidad de los datos e información que nos hayan proporcionado y que hayamos por tanto recolectado, registrado y almacenado en cualquier de nuestros soportes, ya sean estos físicos o digitales. Por lo tanto, consideramos para fines de tratamiento que dichos datos son exactos, íntegros, precisos, completos, comprobables, claros y actualizados, sin perjuicio de lo cual, al momento de su recolección se realizarán rutinas de validación para identificar y corregir errores ortográficos, transposiciones de números, códigos incorrectos, datos incompletos e incoherentes, entre otros errores que pudieren afectar la calidad de los datos.
Los datos personales de acceso público, cualquiera sea su naturaleza, serán recolectados, registrados y almacenados en caso de ser necesario, en los mismos términos y condiciones en los cuales se encuentren publicados. Bajo ningún concepto se recopilarán, almacenaran y trataran datos personales de menores o personas con discapacidad, sin contar previamente con el consentimiento libre, expreso e informado de su representante legal o tutor.
El mantener la información actualizada y correcta es fundamental para proporcionar adecuadamente nuestros servicios y que nos son requeridos conforme los términos y condiciones pactadas con nuestros clientes y proveedores. Por lo que APOLO ABOGADOS rectificará o actualizará los datos erróneos o desactualizados que se encuentren en sus archivos, previa solicitud escrita presentada por el TITULAR, o su representante legal y de acuerdo con la normativa legal vigente. El mantener actualizada y segura la información y datos personales suministrados por nuestros clientes es responsabilidad de todos quienes conforman APOLO ABOGADOS, en especial de aquellos profesionales que en razón de la prestación del servicio legal administran y gestionan la relación con el cliente.
Igualmente, los TITULARES podrán, en cualquier momento, solicitar la actualización de la información y los datos personales que nos hayan suministrado o que se encuentren en nuestros archivos, bases de datos o ficheros.
En caso de que se detecten datos incorrectos que requieran de rectificación, podrán sus TITULARES presentar una solicitud y ejercer los derechos que les asisten a través de nuestro portal web o enviando su requerimiento a nuestro correo electrónico. Asimismo, APOLO ABOGADOS podrá en cualquier momento rectificar los datos personales si al contrastar los datos registrados con datos y fuentes de acceso público se evidencia el error, conforme se ha señalado anteriormente.
USO DE LOS DATOS:
La información y los datos personales que se hayan recopilado conforme la presente Política son de uso exclusivo de APOLO ABOGADOS, quién se compromete a crear y mantener un ambiente seguro para proteger los datos personales e información de los TITULARES mediante la implementación de las medidas de seguridad y políticas apropiadas que permitan evitar la adulteración, perdida, deterioro, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
ACTUALIZACIONES Y MODIFICACIONES:
Nos reservamos el derecho de realizar, en cualquier momento, las modificaciones o actualizaciones que se estimen oportunas y necesarias a la presente Política General de Protección de Datos Personales del estudio jurídico APOLO ABOGADOS. En caso de que se realicen cambios materiales en esta Política, se informará a los TITULARES mediante una comunicación electrónica y se les requerirá, en ese momento, su revisión, aceptación o rechazo expreso a las condiciones expuestas en la misma.
En caso de que los TITULARES rechazaren las condiciones expuestas en la presente política se les deberá informar sobre las consecuencias de su negativa respecto a la prestación de nuestros servicios o la comercialización de nuestros productos.
